PR-bureau Twotone versterkt persrelaties met PR.co software

Het kantoor van PR-bureau Twotone in Amsterdam is gevuld met fietsen die door de ruimte zoeven, als in een vroege Spielberg-film. Niet verrassend, want het merendeel van hun klanten komt uit de fietsindustrie. Op hun agency newsroom vind je merken zoals Shimano, Komoot en Brooks.

Het team van vijf medewerkers, verspreid over Europa, werkt niet alleen voor fietsmerken, maar heeft ook ervaring met grote projecten voor klanten als Redbull en 72andSunny.

Jon Woodroof, oprichter en eigenaar van Twotone, vertelt over hun werkwijze en hoe PR.co hun relaties met de pers heeft verbeterd.

Twotone vóór PR.co

Toen Jon begon in het vak, werden persberichten meestal als PDF verstuurd.

“Een keer stuurde een collega per ongeluk een persbericht met beelden van een concurrent mee, en de zipfile was al naar de pers verzonden. Er was geen weg terug.”

Jon heeft geleerd hoe foutgevoelig PDF’s zijn, en vindt het daarom belangrijk dat pitches aangepast en bijgewerkt kunnen worden.

Pitching was ook lastig zonder goed CRM-systeem:

“Er is zoveel ruis zonder CRM. Mensen veranderen van sector, je krijgt incomplete info.”

Een CRM helpt niet alleen contactgegevens bij te houden, maar ook kleine details zoals of iemand honden leuk vindt of hoeveel mails ze hebben geopend. Deze details maken het verschil. Jon weet dit uit ervaring en bouwde zijn succesvolle bureau erop.

“Ik denk dat één van de grootste lessen is dat ‘spray and pray’ niet werkt. Nu maken we voor campagnes een zorgvuldig geselecteerde lijst van 20 mensen, in plaats van een lijst van 200 naar klanten te laten zien en die mensen te bombarderen met iets waar ze niet op zitten te wachten.”

Waarom Twotone koos voor PR.co

1. Professionele uitstraling behouden

Jon en zijn collega’s merken dat hun werk professioneler oogt sinds ze PR.co gebruiken.

“We wilden onszelf en onze klanten op de best mogelijke manier presenteren. De newsroom doet dat. Het ziet er veel beter uit dan een Google Drive, wat gewoon voelt als een concept.”

Een newsroom verhoogt de geloofwaardigheid bij de media; het is branded, oogt strak en biedt snel kwalitatieve informatie. Journalisten zien een newsroom en denken: ‘dit merk bedoelt het serieus.’

“Op de Twotone newsroom zie je alle merken waarmee we werken en alle releases. Je kunt releases filteren per klant. Dat kan niet gemakkelijk of stijlvol met Google Drive. Het is alsof je in iemands kast kijkt.”

2. Efficiënt en relevant blijven

Voor een klein team met veel klanten is efficiëntie cruciaal.

“Feedback krijgen van drukke klanten kan lastig zijn, vooral voor goedkeuringen. Als onze drafts online toegankelijk en gebrand zijn, kunnen klanten sneller goedkeuren.”

Met PR.co kunnen ze pitches makkelijk onderweg aanpassen, handig voor zowel klanten als journalisten. “Met PR.co kan het team snel mediakits verwijderen of vervangen. Als er iets mis is, is het al opgelost tegen de tijd dat iemand de mail opent.”

“Ook is het fijn een database te hebben van al ons werk. Alle informatie, contactgegevens en beelden zijn overzichtelijk bij elkaar. Dat maakt nieuwe campagnes veel sneller.”

“Je moet snel schakelen om relevant te blijven. Als we een fietslicht promoten, benadrukken we dat het eerder donker wordt. We destilleren de boodschap, maar op een gegeven moment moet je het gewoon versturen. PR.co helpt daarbij.”

3. Het leven van journalisten makkelijker maken

Jon vindt het belangrijk dat journalisten een goede ervaring hebben met Twotone.

“Veel merken beseffen niet wat ze missen zonder newsroom. Ze denken pas na over waarom een journalist ze niet mag als ze een pitch verliezen.”

“De grootste fout van PR-professionals is dat ze niet vanuit het perspectief van journalisten denken. Je wilt geen tijd verliezen in eindeloze mailwisselingen met vragen als: ‘Kan ik de beelden krijgen? Ik kan het persbericht niet openen, kun je het opnieuw sturen?’ Dat staat slecht.”

"Een van de belangrijkste lessen die we hebben geleerd, is dat 'spray and pray' niet werkt. Tegenwoordig gebruiken we voor campagnes een zorgvuldig geselecteerde lijst van twintig mensen, in plaats van een lijst van tweehonderd aan een klant te laten zien en die mensen te bestoken met iets waar ze eigenlijk geen interesse in hebben."

“Het zijn uiteindelijk journalisten die met de informatie aan de slag moeten, maar het moet ook voor hen werken. De eindgebruiker moet altijd het meeste voordeel hebben.”

“Wie niet probeert het leven van journalisten makkelijker te maken, zal de waarde van PR.co niet zien. Voor ons zorgt het ervoor dat we goed voor de dag komen bij klanten én redacteuren. We laten PR.co zien en zeggen: ‘we hebben deze newsroom.’ We sturen geen willekeurige info meer, met één klik vinden journalisten alles wat ze nodig hebben.”

Zo gebruikt Twotone PR.co voor topkwaliteit PR

Workflow verbeteren

“Onze workflow is als volgt: de klant bepaalt producten en boodschap binnen hun teams. Ze briefen ons in het Engels of Duits. Wij vertalen (indien nodig) en maken visuals en teksten. Daarna delen we de lijst met journalisten die we willen benaderen.”

Als de klant akkoord is, start het team met versturen. Het gebruik van een link naar de newsroom verhoogt de media-aandacht, want schrijven wordt makkelijker.

Een goed georganiseerde, makkelijk te downloaden beeldbank is daarbij essentieel. “We krijgen soms beelden via Google Drive of Wetransfer, maar dat werkt op grote schaal niet. Journalisten hoeven geen mappen van 400 MB te downloaden. Wij organiseren beelden in submappen in de PR.co newsroom zodat journalisten ze snel vinden.”

“We maken het journalisten zo makkelijk mogelijk. Willen ze een fietsbeeld tegen een witte achtergrond? Dat vinden ze binnen seconden. We categoriseren per merk: productfoto’s, lifestyle, winkelopeningen, navigatiecomputers. Wat het ook is, je ziet direct waar de beelden staan.”

Newsrooms aanbieden aan klanten

Het aanbieden van online newsrooms is ook een sterke troef in verkoopgesprekken. “We voegen vaak client newsrooms toe in voorstellen.” Elke klant wil een andere opzet: een sectie in de Twotone newsroom of een aparte newsroom in hun eigen branding.

“Alles moet makkelijk en snel op te zetten zijn. Soms staat het nieuws in onze agency newsroom, soms embedden we een branded newsroom in de website van de klant, toegankelijk voor hun team.”

Met PR.co kan Twotone beide binnen enkele dagen realiseren.

“We zijn enthousiast over de eigen newsrooms van Komoot en Shimano. Kleine merken hebben vaak niet de tijd of middelen voor een eigen newsroom, dus zij sturen ons info via WhatsApp of mail en wij regelen de rest.”

Evenementen promoten met PR.co

Evenementen zijn een specialisme van het bureau, dus het was voor het team extra belangrijk om dingen gemakkelijk te kunnen regelen.

“Tot maart, toen Nederland in lockdown ging, verstuurden we details van evenementen meestal in de vorm van een persbericht. RSVP’s, die doorgaans naar een kleine, gerichte groep worden gestuurd, verlopen nog steeds via e-mail.”

“Als er een openbaar aspect aan het evenement was dat we wilden delen, maakten we ook een Facebook-evenement of iets dergelijks aan. Het voordeel van PR.co is echter dat je één newsroom-link hebt waarop alle informatie over het evenement staat, welke promotiekanalen je ook gebruikt.”

“Soms maken we JPEG-uitnodigingen voor e-mails die doorlinken naar de newsroom. Want uiteindelijk, bij een lancering met een evenement, heb je altijd een persbericht nodig en hoogwaardige productfoto’s die erbij horen. Soms delen we het persbericht onder embargo, maar we willen ook dat journalisten het event bijwonen en het product zelf ervaren.”

“Als je niet probeert het leven van journalisten makkelijker te maken, zul je de waarde van PR.co niet inzien. Voor ons zorgt het ervoor dat we goed overkomen bij onze klanten én redacteuren. We laten PR.co aan klanten zien en zeggen: ‘we gebruiken deze newsroom.’ We sturen geen willekeurige stukjes informatie meer rond, maar met één klik vinden journalisten alles wat ze nodig hebben.” – Jon Woodroof

Resultaten: versterkte relaties, meer media-aandacht en betere sales

Het meest opvallende resultaat is de versterking van relaties met klanten en journalisten.

“Potentiële klanten zijn trots als ze de merken zien waarmee we werken, dat straalt af op ons portfolio.”

Samenwerken aan verhalen gaat makkelijk: assets en info zijn eenvoudig te vinden. Journalisten komen terug.

Onverwacht effect is kruisbestuiving. Journalisten die de agency newsroom bezoeken ontdekken andere merken, en merken komen met elkaar in contact. Zo ontstaan nieuwe samenwerkingen.

“Soms krijgen we bericht van mensen die merken hebben gezien waar wij eerder mee werkten en die interesse hebben. We informeren die oude klant over mogelijke samenwerking. Bruggen verbranden heeft geen zin. Daarom kiezen wij voor langdurige relaties.”

En dat zien sommige klanten terugkomen.

De Spokesperson-functie is waardevol voor inbound PR en voor de vindbaarheid van de agency newsroom.

“Soms is het niet logisch dat bepaalde personen worden benaderd, dus het is fijn dat we de woordvoerder kunnen aanpassen. Omdat onze newsroom hoog scoort in Google News, is het extra gaaf dat onze newsroom nu vaker verschijnt.”

Het aanbieden van een newsroom heeft ook bijgedragen aan betere voorstellen aan potentiële klanten.

“We voegen voorbeeldnewsrooms toe aan onze PandaDoc voorstellen. Vaak zeggen mensen dat ze ook zo gepresenteerd willen worden.”

PR.co helpt Twotone om hun klanten zo succesvol mogelijk te maken.

“Het draait allemaal om wat klanten willen. Zeggen ze iets, dan maken we het waar. Voordat we volgende week bellen, hebben we het al geregeld. Dat is ons geheim. PR.co helpt ons dat te bereiken.”