PR bij Shimano vereiste veel handmatig werk en een complex redactioneel proces. Sinds de samenwerking met PR.co stroomlijnden ze hun workflow, waardoor wereldwijde teams, lokale teams en distributeurs optimaal profiteren van het Shimano mediacenter.
Maak kennis met Shimano
Heb je een fiets? Dan heb je waarschijnlijk ook minstens één Shimano-product in huis. Shimano is een wereldwijd gerenommeerde fabrikant van fietsonderdelen en outdoorkleding. Het Japanse bedrijf vierde onlangs het 100-jarig bestaan van het dichter bij de natuur brengen van haar klanten. Het hoofdkantoor staat in Sakai, de geboorteplaats van Shimano, maar het Europese kantoor fungeert als de ‘ogen, oren en mond’ van het bedrijf. We spraken met Ben Hillsdon, voormalig PR- & communicatiemedewerker bij Shimano Europe, over hoe het gebruik van het PR.co-platform hun redactionele workflow heeft verbeterd.
Als fietsliefhebber rijdt Ben overal en altijd, al geeft hij toe dat het soms lastig is zijn fietsdagen vol te houden met een druk reisprogramma en een jong gezin. Hillsdon:
“Het is hier vrij vlak, maar ik ga toch graag mountainbiken. Net als de meeste Nederlanders gebruik ik mijn fiets ook om naar mijn werk te gaan. Het leuke aan Nederland is dat je je nauwelijks zorgen hoeft te maken over het verkeer; de fietsroutes maken het hier ontzettend veilig voor fietsers.”
Probleem: verouderde tools
“Toen ik bij Shimano begon, waren sommige PR-tools nogal low-tech,” vertelt Ben Hillsdon." “Onze manier van communiceren gaf me niet de flexibiliteit die ik wilde. Door de structuur van ons bedrijf moeten we persberichten vooraf delen met onze partners, zeker bij productlanceringen en evenementen. Die embargo’s zijn lastig. We stuurden Word-documenten naar onze mediacontacten, maar dan kon je niets meer aanpassen als het bericht eenmaal verstuurd was. Bovendien konden we niet zoveel foto’s meesturen, want anders werd het bestand te groot, kwam het in de spam terecht of downloadden journalisten het niet. En eerlijk gezegd: Word-documenten zien er niet altijd professioneel uit.”
Naast de distributie waren er ook communicatieproblemen tussen internationale teams.
“We vertalen elk persbericht voor de lokale markten, en onze lokale teams en distributeurs onderhouden de contacten met lokale media. Het delegeren van persberichten aan lokale teams kostte veel tijd en was lastig te beheren.”
Oplossing: samenwerkings-software van PR.co
“We willen dat lokale teams en distributeurs Shimano’s nieuws op de best mogelijke manier kunnen delen. PR.co helpt ons daarbij,” legt Ben uit. “We werken internationaal met veel verschillende teams en distributeurs. Het platform maakt het makkelijk om persberichten per regio en land aan te passen, waardoor lokale communicatie veel eenvoudiger en effectiever wordt.”
Sinds ze met PR.co werken, is het versturen van embargo-persberichten aan verschillende doelgroepen op verschillende tijdstippen makkelijker geworden.
“Normaal nodigen we een eerste groep journalisten drie weken voor de lancering uit voor een persmoment. Daarna sturen we een tweede groep een embargo-persbericht 8 tot 24 uur voor het embargo verloopt. Nieuwe journalisten krijgen het bericht als het embargo voorbij is, zodat ze het meteen kunnen publiceren. PR.co helpt ons bij het structureren van deze mailings en het coördineren van de communicatie naar verschillende doelgroepen. Dit helpt niet alleen onze PR-afdeling, maar ook journalisten om hun verhaal te vertellen.”
“Met PR.co sturen we relevante, gepersonaliseerde en exclusieve berichten,” aldus Ben.
“Wat ons ook erg hielp is dat we onze outreach zijn gaan personaliseren. We maken de e-mails persoonlijker en bieden exclusieve content aan. We geven journalisten soms een wachtwoord voor beperkte informatie, wat tegenwoordig een trend is in marketing en communicatie. Het CRM laat ons zien welke journalisten interesse hebben door open- en klikcijfers te volgen. Zo kunnen we nog relevantere verhalen aanbieden en sterker contact opbouwen.”
“Met PR.co kunnen we persberichten en mediakits onderweg updaten. Hebben we bijvoorbeeld bij een productlancering eerst alleen studiobeelden, dan kunnen we later gemakkelijk actiemomenten toevoegen. Journalisten kunnen direct de belangrijkste productfoto’s uit het nieuwsbericht halen. Dat scheelt een extra stap voor hen.”
Resultaat: een scherper Shimano
“Het aantal persvragen is toegenomen sinds we PR.co gebruiken. Meer journalisten nemen contact op, stellen vragen en maken unieke verhalen. Ook zie ik dat mijn e-mails vaker beantwoord worden, omdat ze persoonlijker zijn en meer lijken op een één-op-één gesprek.”
“We geloven dat het geheim van een succesvolle PR-strategie ligt in de relaties die je opbouwt met journalisten. Vertrouwen en geloofwaardigheid zijn essentieel, terwijl je samen werkt aan hetzelfde doel. Jij biedt journalisten waardevolle content voor hun lezers, en in ruil daarvoor geven zij je de ruimte om een interessant verhaal te vertellen. Dat maakt die relaties wederzijds waardevol.”
“We zijn erg tevreden met ons media center op basis van PR.co. De abonnementsfuncties maken het makkelijker voor mediacontacten om op de hoogte te blijven en in contact te komen met lokale woordvoerders. Daarnaast bespaart de makkelijke toegang tot mediabestanden ons veel tijd die anders ging zitten in het beantwoorden van beeldverzoeken. PR.co geeft onze lokale teams en distributeurs de tools om nieuws op de best mogelijke manier te delen. Het delegeren van nieuws, vertalen, goedkeuringen beheren, lange mailwisselingen rondom campagnes: het gebeurt nu allemaal binnen het PR.co-platform. Zo hebben we veel meer grip op onze redactionele workflow.”
Shimano
Klant
Gebruikt PR.co sinds
March 2017
